Certificazioni di qualità e supporto documentale: cosa devi sapere

Sei un Manager della Qualità e uno dei tuoi compiti è completare il disegno progettuale del Sistema di Gestione della Qualità? Conoscere la serie di norme UNI EN ISO 9001 è fondamentale, ma non sufficiente, proprio per la loro natura e peculiarità. Le norme indicano "cosa" deve essere fatto, lasciando all'organizzazione il compito di determinare il "come", in base al settore e alla vision aziendale.

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Indice: 
- Forma e funzione dei documenti
- Sistema di Gestione della Qualità: gli aspetti da documentare
- Gestione documentale controllata
- Strumenti e tecnologie per una gestione documentale efficace 

- Forma e funzione dei documenti

II Sistema di Gestione della Qualità, così come tutti i procedimenti per verificare il processo produttivo, deve essere documentato. I documenti che lo descrivono dovranno essere semplici, accessibili e completi. Ma facciamo un passo indietro: quali sono le funzioni di un documento? Sembra banale, eppure spesso ci si perde in questi dettagli. Gli scopi dei documenti in realtà sono molteplici, perché possono assolvere a più necessità:

- trasferire informazioni;

- evidenziare conformità (o non conformità);

- condividere e salvaguardare le conoscenze;

- formalizzare le regole dell'organizzazione;

- ricostruire gli eventi del passato;

- supportare la formazione del personale.

Una volta evidenziate le funzioni, quale forma può assumere un documento? Sia nell'output che per quanto riguarda il supporto, non vi sono limitazioni per ottemperare alle normative: diagrammi di flusso, fotografie, manuali, rapporti, tutti trasferiti su supporto cartaceo o digitale, a seconda delle scelte aziendali. Su questo tema ti consigliamo un approfondimento importante: Netilion, il portale per la gestione documentale. 

- Sistema di Gestione della Qualità: gli aspetti da documentare

Se qualcosa in ambito della qualità non è stato registrato, significa che non è mai accaduto. Ecco perché gli ambiti della redazione documentale toccano vari aspetti del processo di gestione della qualità. Nello specifico, servirà redigere:

•  il Manuale della Qualità, che è la carta d'identità del sistema di gestione dell'azienda;
• la politica della qualità, che può essere anche inclusa nel Manuale di cui sopra, e che non è altro che l'esplicitazione dello scopo finale dell'azienda;
• gli obiettivi della qualità, che possono essere inclusi nel Manuale della Qualità e che, insieme alla politica, rappresentano la guida a cui fare riferimento;
  
• le procedure richieste dalle norme che, ad esempio per la ISO 9001, sono: 
  - controllo dei documenti;
  - controllo delle registrazioni;
  - audit interni;
  - controllo delle non conformità;
  - azioni correttive;
  - azioni preventive. 
• le istruzioni di lavoro, per descrivere in modo dettagliato lo svolgimento di particolari attività;
• tutti i documenti utilizzati per pianificare e controllare i processi (disegni e calcoli tecnici, lista dei fornitori qualificati, specifiche del cliente e così via);
• le registrazioni richieste dalle norme, che servono a dimostrare la corretta attuazione di un'attività. 

In particolare, l'ultimo punto comprende, laddove necessario, anche la taratura degli strumenti e la validità dei risultati misurati nel caso che le apparecchiature siano riscontrate come non idonee. 

- Gestione documentale controllata

Il requisito principale che bisogna rispettare, secondo la norma ISO 9001 e relativamente alla gestione documentale, è quello di tenere traccia di tutto ciò che abbia un'influenza diretta o indiretta sul processo della qualità. La norma sancisce che i documenti che arrivano da diverse fonti debbano essere distinti in sezioni separate: bisognerà quindi prevedere una procedura per il controllo dei documenti. 

Come si articola tale procedura? In cinque sezioni:

• tipologie di documenti, che prevede la raccolta di disegni, diagrammi, istruzioni e di tutti i documenti di cui abbiamo parlato al paragrafo precedente;
• aggiornamento dei documenti, che comprende la definizione di una corretta procedura per il mantenimento delle versioni più recenti e l'archiviazione;
• disponibilità e distribuzione dei documenti, in cui si identifica chi è autorizzato a consultarli e dove saranno localizzati (supporti fisici o digitali);
• identificazione dei documenti, che comprende la definizione della struttura in base alla quale si imposterà l'archiviazione dei documenti e la nomenclatura corretta;
• eliminazione dei documenti, in cui bisogna definire, in aggiunta ad eventuali termini di legge che lo stabiliscono, cosa farne dei documenti obsoleti. 
  

- Strumenti e tecnologie per una gestione documentale efficace

L'adozione di tecnologie avanzate, come i software di gestione documentale, può trasformare il modo in cui un'azienda gestisce i suoi documenti di qualità. Questi strumenti, come il già citato Netilion, offrono funzionalità come:

• Archiviazione digitale: permette di conservare documenti in formato elettronico, riducendo lo spazio fisico necessario e facilitando l'accesso rapido alle informazioni.
• Controllo delle versioni: assicura che tutti i dipendenti utilizzino la versione più aggiornata dei documenti, riducendo il rischio di errori dovuti a informazioni obsolete.
• Tracciabilità e audit trail: mantiene un registro dettagliato di tutte le modifiche apportate ai documenti, utile durante le ispezioni e gli audit per dimostrare la conformità e la gestione responsabile delle informazioni.

Netilion, portale digitale per la gestione dei documenti di processo

In conclusione, appare evidente che la gestione documentale per attestare la qualità può presentare qualche insidia. Lungaggini burocratiche in primis, ma anche scarso coordinamento tra uffici ed eccessiva complessità degli iter amministrativi possono complicare il lavoro dei Quality Manager. Per ottenere le certificazioni senza perdere il sonno, l’adeguato supporto documentale diventa una fattore di successo estremamente prezioso. 

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